EXCEL DOSYALARININ BOYUTUNU KÜÇÜLTMEK İÇİN İPUÇLARI

Herkes mutlaka en az birkaç kez karşılaşmıştır 15-20 megabayt üstünde, e-postaya sığmayan, açılırken ve kaydederken uzun süre bekleten excel dosyaları ile. Çoğunlukla kendim değil ama başkalarından gelen dosyalarda bu problemi yaşıyorum ve eğer dosya üzerinde ben bir işlem yapıp geri göndereceksem aşağıda sıralayacağım yöntemleri uygulayıp dosyayı küçültmeye çalışıyorum.

Küçültmek derken .zip veya .rar programlarıyla sıkıştırmayı değil, gerçek anlamda dokümanın boyutunu küçültmeyi kastediyorum.

1. Gizli Sayfaları Kontrol Edin

Sizin dosyayı ilk açtığınızda göremediğiniz, ama pek işlevi olmayan, eski çalışmalardan kalma gizli sayfalar bulunabilir. Örnek resimdeki gibi sağ tıklayıp “unhide”ı seçtikten sonra gizli sayfaları bulun ve silin.

 

2. Hücrelerdeki gereksiz renklendirme, kenarlık ve girişleri kaldırın.

En sık rastlanan ve dosya boyutunun büyümesine sebep olan, neden yapıldığı anlaşılamayan işlem bir sayfanın tamamını seçip hepsini siyah kenarlıkla veya gri yada beyaz renge boyamak.

Beyaza boyama işlemi genellikle hücre kenarlarındaki açık gri çizgileri kaldırmak için yapılıyor ancak bunun yolu o değil. En üstteki araç kutusundan “View” sekmesinin altında yer alan “Gridlines”ın işaretini kaldırmak yeterli.

excelkucultme5.png

3. Raw data (işlenmemiş/ham veri) varsa üzerindeki formatı kaldırın.

Eğer excel dosyanızda on binlerce satırdan oluşan bir ham data varsa bu sayfada bulunan tüm font renklendirme, hücre içi boyama, kenarlık çizgisi gibi formatları kaldırın. İlgili tabloyu seçtikten sonra renkleri “automatic”, kenarlıkları “boş” seçmek yeterli olacaktır.

4. Son çare: Dosyayı .xlsb (binary) formatında kaydedin.

Bundan önce şundan emin olun; MS Office 2010 ve üstü versiyonda çalışıyorsanız ve elinizdeki dosyanın uzantısı .xls ise bunu .xlsx olarak değiştirin. Bu size boyutta %50’den fazla tasarruf sağlayacaktır. (Aslında .xlsx formatı dosyayı farklı xml dosyaları halinde kaydedip bunu tek bir dosya olarak birleştiren yeni yapı, sadece eski excel formatındaki dosyalar Excel 2010 formatı ile açıldığında bu sorun oluşuyor)

Eğer hala dosya boyutu çok yüksekse son çare olarak dosyayı .xlsb olarak kaydetmek. Bu da yukarıdaki yöntemin tam tersi, ama bu kez işlemi yaptığınız uygulama yeni Office versiyonu olduğu için xml yerine binary olarak kaydetmek size yerden tasarruf sağlıyor. Hem de fonksiyonalitede hiç bir kayba sebep olmadan!

.xlsb konusunda çok detaya girmiyorum. Üzümünü yiyin bağını sormayın 🙂

excelkucultme6.png

2 Replies to “EXCEL DOSYALARININ BOYUTUNU KÜÇÜLTMEK İÇİN İPUÇLARI”

  1. […] önceki yazım Excel Dosyalarının Boyutunu Küçültmek İçin İpuçları‘ndan sonra aynı sıkıntının sıklıkla yaşandığı Powerpoint dosyaları için de […]

  2. Hayatımızın bir parçası haline gelen excel için faydalı bir yazı. Teşekkürler.

Bir cevap yazın