ZAMAN YÖNETİMİ ve EISENHOWER MATRİSİ UYGULAMALARI

Çağımızda zaman yönetimi hepimiz için önemli sorunlardan biri. Yetişmeyen işler, sürekli yarım yarım devam eden ama sonu getirilemeyen projeler, fazla yoğunluktan girilen stres, sürekli “yoğun hissetme”… Günümüz insanı artık aynı anda bir çok işi yapmaktan sorumlu ve ama ortalama bir insan beyni “aynı anda iki işi yapamayacak” şekilde programlanmıştır. (3 adet rubik kübü elinde çevirirken hepsinin renklerini aynı sıraya getiren üstün zekalı biri değilseniz 🙂 )  Beyin işlemleri bir sıraya göre gerçekleştirir ve ne kadar çok iş varsa işlem hızı o kadar yavaşlayacaktır. Ayrıca unutmamak gerekir ki mesai saatleri ve günümüz sınırlıdır.

Peki zamanımızı etkin yönetebilmek, planladığımız işleri zamanında bitirebilmek için ne yapabiliriz. Bu yazıda işin “sıralama” kısmına değineceğim ve “Eisenhower Matrisi” uygulamasından bahsedeceğim. Bir başka yazıda işin “etkinlik/verimlilik” incelemesi için “Pomodoro Tekniği“nden bahsetmeyi planlıyorum.

Dwight D. Eisenhower 1953 – 1961 yılları arasında görev yapmış 34. ABD başkanı. Çizdiği matris de yapılması gereken işlerin neye göre önceliklendirilmesi gerektiğini çok basit bir şekilde tarif ediyor. Ayrıca şöyle bir sözü de var:

“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.”

EisenHowerMatrix.png

Yukarıdaki matris, işleri önem ve aciliyet derecesine göre 4’e bölüp hangi koşulda ne yapmamız gerektiğini anlatıyor. Peki hangi işlerin önemli, hangilerinin acil olduğunu nasıl belirleyeceğiz? Bu kişiden kişiye ve koşuldan koşula değişebileceği için ben sadece bazı örnekler vereceğim, ama şunu unutmayın: Bir işin önemli veya acil olup olmadığını sürekli olarak başkalarının belirlemesine izin vermeyin. Aksi takdirde her iş önemli ve acil hale gelecek ve zaman yönetimi sizin kontrolünüzün dışına çıkacaktır.

Önemli ve Acil: Ağlayan bir bebeğe bakmak, işyerinde bir krize müdahale etmek, vadesi geçmiş faturanızı ödemek.
Önemli ama acil değil: Gelecek için yatırım yapmak, spor salonuna gitmek, profesyonel koçluk almak, orta vadede ödül alacak bir projeyi tamamlamak
Önemli değil ama acil: Uçak rezervasyonu yapmak, kargo göndermek, bir e-postaya yanıt vermek
Ne önemli ne de acil: “Game of Thrones” izlemek, Facebook’ta takılmak, birşeyler atıştırmak

Yukarıdaki maddelerden sizin normlarınıza uymayanlar mutlaka vardır, o yüzden kişiden kişiye değişebilen öncelik listenizi kendiniz hazırlamalısınız. Peki bunu belirledikten sonra hayatımıza nasıl uygulayacağız?

1) DURUM ANALİZİ: Eğer sürekli tuttuğunuz bir ajandanız varsa bu çok kolay. Geçen haftanın iş listesine gidin ve her işin karşısına öncelik derecesini (1: YAP, 2: KARAR VER, 3: DELEGE ET, 4: SİL) yazın. Daha sonra onları matrise yerleştirip zamanınızın ne kadarını 3 ve 4 numaralı maddelerle harcadığınızı görün. Eminim hatırı sayılır bir oran bulacaksınız.

Eğer bir ajandanız yoksa en az 1 hafta boyunca her yaptığınız işi yazın ve sonra yukarıdaki gibi maddelendirin.

Analiz için şu örnek (çıktı alınabilir) dokümanı kullanabilirsiniz: Eisenhower Matrix – Printable

2) UYGULAMA: Yazı yazmayı seven biriyseniz ve ajandanız varsa her sayfanızı 4’e bölerek işlerinizi yazmaya başlayın. Mümkün olduğunca acil olmayan ve önemli olmayan işlerden kurtulmaya ve/veya gün içinde vakit ayırmamaya çalışın.

Eğer OneNote, Evernote, Google Keep gibi uygulamalar kullanıyorsanız işiniz biraz daha kolay. (bkz. İŞ VE ZAMAN YÖNETİMİNİZİ KOLAYLAŞTIRACAK NOT ALMA UYGULAMALARI)

Bu uygulamalardaki “etiketleme” özelliğini işleri önceliğe göre işaretlemek için kullanabilirsiniz. Eğer ben hiç birini kullanmıyorum diyenlerdenseniz o zaman hemen hemen her beyaz yakalının kullandığı Microsoft Outlook uygulamasında bu uygulamayı nasıl yapabileceğinizi kısaca anlatacağım:

i. Task kullanımı: Araç çubuğındaki “View” sekmesinin altındaki “To-Do Bar” altında “Tasks” seçeneğini işaretliyoruz. Bu sayede mailbox’ın sağ tarafında “Task (İş)” listesi açılacaktır. Her e-postanın en sağında yer alan kırmızı bayrağa tıklayarak veya doğrudan Task listesinin en üstündeki boşluğa istediğiniz işin başlığını yazarak listeyi doldurabilirsiniz.

tasks

ii. Kategori kullanımı: Oluşturduğumuz iş listesinde bayraklı e-postalarımız ve kendi eklediğimiz işler bulunuyor. Sıra bunları kategorilendirmeye geldi. Araç çubuğunun “Home” sekmesinde yer alan “Categorize” alanında aşağıdaki resimde görüldüğü gibi istediğiniz renkler ile 4 kategoriyi oluşturun. Daha sonra sağ taraftaki “Task listesi”nde bulunan işlerinize sağ tıklayarak uygun kategori atamasını yapın. Son olarak da “Arrange By: Custom (Categories)” seçerseniz işleriniz kategori bazında gruplanmış olur.

Bir iş bittikten sonra kırmızı bayrağa tıklamanız listeden çıkması için yeterli olacaktır.

OutlookTime.png

Ben bu yöntemi yaklaşık 3 aydır uyguluyorum ve verim aldığımı düşünüyorum. En çok zorlandığım kısım “Delege Etme” kısmı olur diye tahmin ediyordum ama yetkin ve başarılı ekip arkadaşlarınız varsa çok kolay oluyor.

Silme” kısmı için ise radikal kararlar gerekli. Zira en çok zamanı bu kısım alıyor. Eğer gün içinde sosyal medya, gazete, alışveriş sitelerine sık sık girme ihtiyacı duyuyorsanız ve bu alışkanlık haline geldiyse sitelerin kendiniz için yasaklanmasını isteyin. Cep telefonuna gelen Whatsapp mesajları sizi çok bölüyorsa bildirimleri kapatın, sadece çalan telefonlara bakın.

Günün size kaldığını ve işlerin tamamlandığını gördükçe mutlu olacaksınız.

Sevgilerimle.

Bir cevap yazın